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Organisme de Formation
Justification des Compétences : Un Enjeu Crucial pour les Formateurs
Résult'A Formation
La qualité d'une action de formation repose en grande partie sur les compétences des professionnels qui la conçoivent, l'animent et l'encadrent. Pourtant, disposer de formateurs expérimentés ne suffit plus. Les organismes de formation doivent également être capables de démontrer, preuves à l'appui, que les intervenants mobilisés possèdent les qualifications et compétences nécessaires pour assurer les prestations proposées.
Une récente actualité relayée par Centre Inffo rappelle l'importance de cette obligation et les conséquences potentielles en cas de défaut de justification des compétences des intervenants.
Pour les organismes de formation engagés dans une démarche qualité et certifiés Qualiopi, cette vigilance constitue un enjeu stratégique, réglementaire et organisationnel.
La justification des compétences : une obligation à ne pas négliger
Le Code du travail impose aux organismes de formation de pouvoir justifier des titres, qualités et compétences des personnels chargés des actions de formation.
Cette obligation concerne l'ensemble des intervenants participant à la réalisation des prestations :
- Formateurs salariés ;
- Formateurs indépendants ;
- Consultants-formateurs ;
- Sous-traitants ;
- Encadrants techniques ou pédagogiques.
L'objectif est de garantir que les bénéficiaires reçoivent une formation dispensée par des professionnels compétents et en adéquation avec les objectifs pédagogiques visés.
L'expérience professionnelle seule ne constitue pas toujours une preuve suffisante. Les organismes doivent être en mesure de présenter des éléments objectifs démontrant la capacité de leurs intervenants à exercer leurs missions.
Pourquoi cette actualité concerne tous les organismes de formation ?
Cette décision rappelle un principe fondamental : la compétence doit être démontrée et documentée.
De nombreux organismes disposent de formateurs qualifiés mais ne conservent pas toujours les preuves nécessaires permettant de le démontrer lors d'un contrôle ou d'un audit.
Les principaux risques identifiés sont :
- Difficulté à justifier les compétences des intervenants ;
- Observations lors d'un audit qualité ;
- Fragilisation de la conformité réglementaire ;
- Perte de confiance des clients et financeurs ;
- Risques financiers en cas de contrôle défavorable.
La qualité ne se limite donc pas à la réalité des compétences. Elle repose également sur la capacité à les tracer, les suivre et les démontrer.
Les documents indispensables à conserver
Afin de sécuriser leur activité, les organismes de formation ont tout intérêt à constituer un dossier de compétences pour chaque intervenant.
Ce dossier peut notamment comprendre :
Les justificatifs de qualification
- Diplômes ;
- Titres professionnels ;
- Certifications ;
- Habilitations spécifiques.
Les justificatifs d'expérience
- Curriculum vitae actualisé ;
- Références professionnelles ;
- Attestations d'employeurs ;
- Portefeuille de missions réalisées.
Les justificatifs de développement des compétences
- Attestations de formation continue ;
- Participation à des colloques ou séminaires ;
- Certifications renouvelées ;
- Actions de veille métier ou pédagogique.
Les documents internes
- Fiches de compétences ;
- Entretiens professionnels ;
- Évaluations des prestations réalisées ;
- Plans de développement des compétences.
Quel impact sur la certification Qualiopi ?
Même si l'article concerne principalement les obligations réglementaires des organismes de formation, ses conséquences sont directement liées au Référentiel National Qualité.
Plusieurs indicateurs sont concernés.
Indicateur 21 : compétences des intervenants
L'organisme doit démontrer que les compétences des formateurs sont adaptées aux prestations réalisées.
Une documentation insuffisante peut fragiliser les preuves présentées lors d'un audit.
Indicateur 22 : veille réglementaire
Cette actualité illustre l'importance de maintenir une veille juridique active afin d'identifier les évolutions pouvant impacter l'activité.
Indicateur 23 : développement des compétences
Les intervenants doivent maintenir et actualiser leurs compétences afin de garantir la qualité des formations dispensées.
Les bonnes pratiques à mettre en œuvre
Pour renforcer leur conformité et leur démarche qualité, les organismes peuvent adopter plusieurs actions concrètes.
Mettre en place une matrice des compétences
Cette matrice permet de faire correspondre :
- Les formations proposées ;
- Les compétences attendues ;
- Les intervenants habilités à intervenir.
Elle facilite les affectations et sécurise les audits.
Réaliser un audit interne annuel
Une revue annuelle des dossiers de compétences permet de :
- Vérifier la présence des justificatifs ;
- Identifier les documents manquants ;
- Mettre à jour les informations obsolètes.
Formaliser un processus qualité
Le processus doit décrire :
- Le recrutement des intervenants ;
- La vérification des qualifications ;
- La mise à jour documentaire ;
- Le suivi des compétences ;
- Les modalités d'archivage.
Intégrer les sous-traitants dans le dispositif
Les intervenants externes doivent être soumis au même niveau d'exigence documentaire que les collaborateurs internes.
La démarche qualité de Résult'A
Chez Résult'A, nous considérons chaque évolution réglementaire comme une opportunité d'amélioration continue.
Cette actualité nous conduit à renforcer encore davantage nos processus de gestion des compétences afin de garantir à nos bénéficiaires, partenaires et clients des prestations conformes aux exigences applicables.
Notre démarche s'appuie notamment sur :
- Une veille réglementaire permanente ;
- La mise à jour régulière des dossiers de compétences ;
- Le suivi des qualifications des intervenants ;
- L'amélioration continue de notre système qualité ;
- La préparation proactive des audits et contrôles.
Cette exigence contribue à sécuriser nos prestations et à renforcer la confiance accordée par l'ensemble de nos parties prenantes.
Les bénéfices pour les bénéficiaires et les entreprises
La maîtrise des compétences des intervenants apporte de nombreux avantages :
Pour les apprenants
- Formations dispensées par des professionnels qualifiés ;
- Meilleure qualité pédagogique ;
- Confiance renforcée dans les parcours suivis.
Pour les entreprises
- Garantie de professionnalisme ;
- Sécurisation des investissements formation ;
- Meilleure adéquation entre besoins et compétences développées.
Pour les financeurs
- Renforcement de la conformité ;
- Sécurisation des financements mobilisés ;
- Garantie de qualité des prestations financées.
Tous les formateurs doivent-ils justifier de leurs compétences ?
Oui. L'organisme doit pouvoir démontrer que chaque intervenant possède les compétences adaptées aux formations qu'il dispense.
Les sous-traitants sont-ils concernés ?
Oui. Les intervenants externes doivent faire l'objet du même niveau de contrôle et de justification.
Un CV suffit-il comme preuve ?
Non. Il est recommandé de compléter le CV par des diplômes, certifications, attestations d'expérience et preuves de développement des compétences.
Cette obligation est-elle liée à Qualiopi ?
Indirectement oui. Bien que l'obligation soit réglementaire, elle impacte directement plusieurs indicateurs du Référentiel National Qualité.
La justification des compétences des intervenants n'est plus une simple bonne pratique administrative. Elle constitue aujourd'hui un élément essentiel de la conformité réglementaire, de la qualité des prestations et de la crédibilité des organismes de formation.
Mettre en place un système robuste de gestion des compétences permet non seulement de répondre aux exigences applicables, mais également de renforcer la confiance des apprenants, des entreprises clientes, des financeurs et des partenaires.
Chez Résult'A, nous poursuivons l'amélioration continue de nos processus afin de garantir des prestations de qualité, conformes aux exigences réglementaires et centrées sur la réussite de nos bénéficiaires.
